最好的ERP软件实施只有在员工使用它时才有效。鉴于这个系统通常所具备的复杂性，教员工如何在ERP里有效地管理订单是一个挑战。有些用户会在操作上有困难，通常的反应可能会是抱怨不休的同时努力进行操控。这也是为什么变更管理和有效的培训至关重要。然而，最坏的情况是员工不仅对程序吹毛求疵，而且还拒绝使用它们。在这种情况下，企业必须找出人们不使用它的原因，这样才能保证效率不受到影响。
集成失败
员工拒绝使用ERP软件常见原因之一是与实施过程有关的。根据ERP Focus公司的说法，在这种情况下，实施的一些细小领域对员工而言都很重要。
例如，在这个过程中可能没有去考虑需要使用的非ERP软件。该公司可能需要使用特殊的程序执行机械操作。可能还有一个程序用于制造零部件，比如增材制造的情况。一些员工或许会喜欢并且习惯于这些设计用于特定部分生产的系统，即使ERP系统里面也有这些特定的功能。
在所有这些情况里，有可能新系统没有与更新的设备集成好，或者是试图协调旧软件系统失败。不管怎样，员工很可能会求助于老系统，只会在避无可避的情况下才使用新程序。
更重要的是，也有可能是ERP软件实施的时候没有把公司的使命考虑进去。例如，如果连公司的管理者和执行者，这些应该支持这项技术的人都不使用该系统的话，那么这就是ERP出现问题的一个明显征兆。此外，一些人可能会认为新的软件并不是旨在提高效率的先进技术，而是用来降低整体成本。这样的怀疑尤其常见于软件即服务平台，该平台通过将应用程序迁移至云端来减少开销。无论是哪种情况，系统都被视为不代表公司的使命和文化，因此导致一些人完全放弃了使用。
糟糕的设计
与此同时，CIO杂志还指出了ERP软件另一个不同的问题：程序设计。一些员工可能会开玩笑说ERP的意思就是“Excel管理生产”。换句话说，员工宁愿使用电子表格来完成相同的流程，也不愿意使用公司建议的软件系统，即使后者更加高效、不易出错。产生这种做法的原因是由于系统的设计导致人们很难了解平台功能。此外，即便熟悉了，用户界面用起来也是如此乏味，这便让很多人在沮丧中放弃了这些应用
如今的软件设计日益以消费者为中心，在选择ERP软件时，考虑对用户的友好性相当重要。这也是员工参与选择过程至关重要的部分原因：如果正式员工觉得程序太难以操作，他们就不会去使用它。如果他们能在智能手机上更轻松地写东西，而不是将物料清单录入到ERP中，他们就会纳闷又何必要自找麻烦呢。在考虑不同的解决方案时，要确保员工能够测试软件，看看他们能否操控它。这可能会造成使用和不使用的区别。
